Minder dan 40 % van de ambtenaren van de publieke sector geeft aan de digitale tools die essentieel zijn voor hun taken te beheersen, volgens een enquête uitgevoerd door het Observatorium voor Publieke Beleid in 2023. Bepaalde essentiële diensten blijven nog steeds afhankelijk van papieren procedures, ondanks nationale richtlijnen die de digitalisering bevorderen.
De ongelijkheden in toegang tot apparatuur en training blijven bestaan tussen centrale administraties en gedecentraliseerde diensten. Geconfronteerd met de groeiende eis van efficiëntie, wordt de kloof groter tussen de moderniseringsdoelstellingen en de realiteit op het terrein.
Zie ook : Tijdbeheer in ziekenhuizen: tools voor betere planning
Digitale transformatie in de publieke sector: welke uitdagingen voor de medewerkers op het terrein?
De publieke sector is bezig met een diepgaande digitale transformatie, versneld door de digitalisering van de publieke diensten. Op het terrein zien medewerkers van gemeenten of lokale ambtenaren hun praktijken veranderen. Achter de beloftes van een soepelere service voor de gebruiker en een betere gegevensbeheer, is de realiteit minder uniform. De digitale kloof blijft goed aanwezig en elk gebied heeft zijn eigen beperkingen.
De modernisering van het publieke handelen dwingt elke medewerker om zich continu aan te passen. Tussen verouderde informatiesystemen, verschillende tools en opeenvolgende digitale projecten, wordt het dagelijks leven ingewikkelder. Het intranet vergemakkelijkt de interne communicatie, maar sommige systemen gaan verder: het portaal Argos van de RATP is een goed voorbeeld, dat medewerkers een vereenvoudigde toegang biedt tot al hun middelen en professionele tools.
Ook interessant : Hoe de groei van uw bedrijf te stimuleren met innovatieve digitale oplossingen
Belangrijke kwesties dringen zich op in de huidige debatten: digitale soevereiniteit, cyberbeveiliging, beheer van publieke gegevens. De gemeenten moeten de bescherming van gevoelige informatie waarborgen, terwijl ze het vertrouwen van de gebruikers behouden. Open data, dat steeds meer gewaardeerd wordt, roept nieuwe vragen op: hoe informatie delen zonder de vertrouwelijkheid of de rechten van personen in gevaar te brengen? Om vooruitgang te boeken, moet het bestuur leesbaar zijn, moet er constant geluisterd worden naar het terrein en moet de training aangepast zijn, vooral voor degenen die direct contact hebben met het publiek.
Medewerkers begeleiden naar een concrete beheersing van digitale tools: pistes en aangepaste oplossingen
Opleiden, uitrusten, ondersteunen
Het installeren van software is niet genoeg om de digitale revolutie op gang te brengen. Op het terrein zijn veel publieke medewerkers niet opgegroeid met deze toepassingen en vragen ze om begeleiding die past bij de uitdaging. Om ervoor te zorgen dat de training vruchten afwerpt, moet de praktijk voorrang krijgen op de theorie: meeslepende workshops, simulaties, uitwisselingen tussen collega’s. Wanneer het collectief vooruitgaat, maakt iedereen sneller vooruitgang.
Hier zijn enkele hefboomfactoren om de eigenaren van digitale tools te versterken:
- Hulpmiddelen opzetten, ter plaatse of op afstand, om snel te reageren op concrete vragen die tijdens de missies opkomen.
- Intranets ontwikkelen die zijn ontworpen voor interne communicatie, met middelen die direct nuttig zijn voor het dagelijks leven van de medewerkers.
- Individuele opleidingspaden organiseren, aangepast aan de profielen, tempo’s en beperkingen van elke dienst.
De digitalisering van de diensten leidt ook tot het automatiseren van bepaalde repetitieve taken dankzij kunstmatige intelligentie. Resultaat: tijd vrijgemaakt voor kwalitatieve interacties met de gebruikers en minder uitputtende routines om te beheren. Maar om ervoor te zorgen dat de technologie echt de publieke dienst dient, moeten de medewerkers vanaf het begin betrokken worden en moet er een open dialoog zijn tussen degenen die de tools ontwerpen en degenen die ze elke dag gebruiken.
De lokale overheden steunen op referenten, soms afkomstig van de depositokas, om de implementatie van de nieuwe systemen te superviseren. De uitdaging is de gebruikerservaring: het gaat er niet om een tool op te leggen, maar om een oplossing te bieden die zich natuurlijk integreert in het dagelijks leven van iedereen. Deze collectieve dynamiek, ver weg van beslissingen die in een vacuüm worden genomen, maakt het mogelijk om verbonden te blijven met de realiteit op het terrein.
Naarmate de digitale tools zich verankeren in de publieke dienst, wordt één ding zeker: de mens blijft de echte motor van de modernisering. Alleen onder deze voorwaarde zal de digitalisering zijn beloftes waarmaken en kunnen de medewerkers op het terrein ook het nieuwe hoofdstuk van de publieke sector schrijven.